Hilfe zu NotenPilot

In fast allen Bundesländern ist eine Genehmigung oder Anzeige bei der Schulleitung erforderlich, wenn du Schülerdaten auf einem privaten Gerät verarbeitest. Auf einem Dienstgerät der Schule entfällt dieser Schritt in der Regel. NotenPilot erfüllt die technischen Anforderungen: lokale Speicherung, AES-256-Verschlüsselung, App-Sperre über Face ID/Touch ID bzw. Geräte-Code und keine Datenübertragung an Dritte. Die konkreten organisatorischen Schritte unterscheiden sich pro Bundesland; im Zweifel entscheidet deine Schulleitung. Für die Vorlage gibt es die Datenschutz-Maßnahmen (TOM) und den Muster-Antrag zum Ausdrucken.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen unterscheiden sich pro Bundesland. NotenPilot erfüllt überall die technischen Anforderungen (AES-256-Verschlüsselung, lokale Datenhaltung, kein Cloud-Einsatz). Bei den organisatorischen Voraussetzungen gilt:

• Standardfall: Genehmigung der Schulleitung und eine schriftliche Datenschutzerklärung der Lehrkraft.
• Eigene Formulare und Verfahren: Manche Länder und Schulträger geben eigene Antragsvordrucke oder zusätzliche Schritte vor, die dann Vorrang haben.
• Einschränkungen für private Geräte: Einzelne Länder beschränken die Verarbeitung von Schülerdaten auf privaten Geräten. Was für dich gilt, sagt dir deine Schulleitung oder die oder der Datenschutzbeauftragte deiner Schule.
• Auf Dienstgeräten: Die Einschränkungen für private Geräte sind aufgehoben. Erkundige dich bei deiner Schulleitung nach einem verfügbaren schulischen Mac oder iPad.

Für Genehmigung und Dokumentation gibt es die Datenschutz-Maßnahmen (TOM) und den Muster-Antrag an die Schulleitung. Verbindliche Auskunft zu deinem Bundesland geben Schulleitung, schulische Datenschutzbeauftragte und die zuständige Landesdatenschutzaufsicht.

Nein. NotenPilot speichert alle Daten ausschließlich lokal auf deinem Gerät. Es werden keinerlei Netzwerkverbindungen hergestellt – die App funktioniert komplett offline.

Nein. NotenPilot funktioniert komplett offline. Es wird keine Internetverbindung benötigt oder hergestellt.

Nein. NotenPilot ist ein Einmalkauf. Alle Funktionen sind enthalten, es gibt keine In-App-Käufe, kein Abo und keine Werbung. Zukünftige Updates sind im Kaufpreis inbegriffen.

NotenPilot läuft auf dem Mac (macOS) und dem iPad (iPadOS). Beide Versionen sind im Kaufpreis enthalten.

Nein, NotenPilot ist für Mac und iPad optimiert. Ein iPad bietet die nötige Bildschirmgröße, um Klassenlisten und Notenübersichten übersichtlich darzustellen.

Ja, aber ohne automatische Synchronisierung. Exportiere deine Daten als .notenpilot-Datei vom einen Gerät und importiere sie auf dem anderen. Beachte, dass der Import alle bestehenden Daten ersetzt – NotenPilot ist als Ein-Hauptgerät-System gedacht, der Transfer ist ein Umzug, keine Synchronisierung. Alternativ überträgt auch ein verschlüsseltes Geräte-Backup (iCloud bzw. Finder) beim Einrichten eines neuen iPads die NotenPilot-Daten samt Schlüssel mit.

Auf dem iPad gehen beim Löschen der App alle Daten verloren. Auf dem Mac bleiben die Daten im Application-Support-Verzeichnis möglicherweise erhalten, darauf solltest du dich aber nicht verlassen. Erstelle regelmäßig Sicherungskopien!

Ja. NotenPilot unterstützt das klassische Notensystem 1–6 mit +/− und ist damit für alle Grundschulklassen geeignet, die Ziffernnoten vergeben. Checklisten lassen sich ideal für Lese- und Rechtschreibbeobachtungen, Materialmitnahme oder Hausaufgabenkontrollen im Grundschulalltag nutzen. Das Sitzplan-Feature hilft beim schnellen Überblick über die Klasse.

Für die Oberstufe wählst du pro Klasse das Punktesystem (0–15 Punkte). NotenPilot berechnet den Schnitt aus Klausurnoten und mündlichen Noten gewichtet nach deinen Vorgaben – wie in den meisten Bundesländern für Oberstufenkurse üblich. Zeugnisnoten für Halbjahres- und Jahrgangsstufen lassen sich separat verwalten. So hast du alle relevanten Noten für Abitur und Zeugniskonferenzen auf einen Blick.

Ja. NotenPilot unterstützt sowohl das Notensystem (1–6) als auch das Punktesystem (0–15). Für Berufsschulen mit gemischten Klassen oder Teilzeitunterricht eignen sich die flexiblen Fach- und Kategoriegewichtungen. Jede Klasse lässt sich unabhängig konfigurieren, sodass unterschiedliche Bildungsgänge parallel verwaltet werden können.

Ja. NotenPilot ist für alle Schulformen ausgelegt, die mit dem deutschen Ziffernotensystem (1–6) oder dem Oberstufenpunktesystem (0–15) arbeiten – also Realschulen, Gesamtschulen, Gymnasien, Haupt- und Berufsschulen. Die Gewichtung von schriftlichen und mündlichen Noten lässt sich je Fach individuell anpassen, wie es in den verschiedenen Schulformen üblich ist.

Du kannst schriftliche Noten (Klassenarbeiten, Klausuren, Tests), mündliche Noten und tägliche Leistungen erfassen. Für jede Kategorie legst du eine eigene Gewichtung fest – NotenPilot berechnet den Notendurchschnitt automatisch. Zusätzlich kannst du Zeugnisnoten für Halbjahres- und Jahreszeugnisse verwalten.

Nein. Die Wahl zwischen Noten (1–6) und Punkten (0–15) wird beim Erstellen der Klasse festgelegt und kann nicht geändert werden. Lege im Zweifel eine neue Klasse an.

NotenPilot zeigt die Gesamtnote als Dezimalzahl an (z. B. 2,3). Die pädagogische Entscheidung über die Zeugnisnote liegt bei dir.

Ja. Klicke einfach auf die entsprechende Zelle in der Notenübersicht und ändere den Wert.

Nein. Gelöschte Noten können nicht wiederhergestellt werden. Nutze regelmäßig die Export-Funktion als Sicherungskopie.

Ja, die Schülerlisten: NotenPilot importiert Klassenlisten über CSV-Dateien. Die meisten Noten- und Schülerverwaltungs-Apps bieten eine Exportfunktion für CSV- oder Excel-Dateien an. Ein Import-Assistent hilft dir dabei, die Spalten der importierten Datei den richtigen Feldern zuzuordnen. Bestehende Noten werden nicht importiert – sie erfasst du ab dem Wechsel direkt in NotenPilot.

Nein. Der Durchschnitt der täglichen Mitarbeit (Ø tgl.) ist zunächst nur eine Anzeige. Erst beim Quartalsabschluss wird er – auf Wunsch – als mündliche Teilnote übernommen und fließt ab dann in die Gesamtnote ein. So startet jedes Quartal mit einem frischen Schnitt.

Ja. In der Detailansicht eines Schülers zeigt der aufklappbare Notenverlauf die Entwicklung als Diagramm. Für die ganze Klasse gibt es den Klassenspiegel – ein Histogramm der Notenverteilung über die Gesamtnote oder eine einzelne Spalte, samt Klassendurchschnitt.

Ja. Über das ⋯-Menü im Kopf des Fachs → Struktur legst du innerhalb jedes Bereichs – schriftlich, mündlich und, falls aktiviert, praktisch – Unterkategorien mit eigenem Prozentanteil an (z. B. Klassenarbeiten 60 %, Tests 40 %). Ohne eigene Unterkategorien zählen alle Noten eines Bereichs gleich.

Nein. Sichere sie einmal über das ⋯-Menü → Struktur → Als Vorlage sichern und wähle sie beim Anlegen des nächsten Fachs unter Vorlage aus. Gewichtung, dritter Bereich und Unterkategorien werden übernommen. Vorlagen gelten klassen- und schuljahrübergreifend und wandern bei einer Datensicherung mit.

Ja. Du erfasst die Anwesenheit für die ganze Klasse an einem Tag – alle Schüler gelten zunächst als anwesend, du markierst nur Abweichungen. Fehlzeiten lassen sich als ganztags, stundenweise oder Verspätung sowie als entschuldigt oder unentschuldigt festhalten. In der Schüler-Detailansicht siehst du eine Zusammenfassung, zusätzlich gibt es eine Fehlzeitenliste als PDF. Eine ganztägige Fehlzeit wirkt außerdem auf die tägliche Mitarbeit: Der Schüler wird an diesem Tag übersprungen und mit einem „A“ gekennzeichnet; alle anderen Noten trägst du normal ein.

Im Klassenbuch hältst du pro Fach fest, was in einer Stunde behandelt wurde – inklusive Hausaufgabe. Die Einträge sind chronologisch geordnet und lassen sich pro Fach als PDF exportieren.

Zu jedem Schüler kannst du Beobachtungen als datierten Verlauf festhalten – optional mit Kategorie (Arbeitsverhalten, Sozialverhalten, Sonstiges). Sie ergänzen das Feld „Besondere Hinweise" und fließen in den Leistungsbericht ein.

Ja. Über das Kontextmenü einer Klasse in der Seitenleiste öffnest du den Zufallsschüler („Wer ist dran?"). Du kannst ohne Zurücklegen (jeder kommt nur einmal dran) oder mit Zurücklegen ziehen und den Pool auf einzelne Schüler oder Gruppen einschränken.

Ja. In den Einstellungen aktivierst du lokale Benachrichtigungen und legst eine Uhrzeit fest. NotenPilot meldet dann offene Erinnerungen am Fälligkeitstag – ohne Push-Server, komplett lokal.

Die Datenbank wird mit AES-256-GCM verschlüsselt, wenn die App geschlossen wird; der Verschlüsselungsschlüssel liegt in der sicheren Keychain deines Geräts (bei Neuinstallationen auf dem Mac im modernen Data-Protection-Keychain). Den Zugang schützt die App-Sperre über Face ID, Touch ID oder deinen Geräte-Code – ein eigenes App-Passwort gibt es nicht, die Authentifizierung übernimmt vollständig das Betriebssystem. Auf dem iPad schützt zusätzlich Apples Data Protection, auf dem Mac ist FileVault die Voraussetzung für den Schutz zur Laufzeit.

NotenPilot ist auf eine datenschutzkonforme Nutzung ausgelegt: Es verarbeitet keine personenbezogenen Daten außerhalb deines Geräts, es gibt kein Tracking, keine Analyse-Tools und keinen Code von Drittanbietern. Die App wurde nach den Anforderungen der DSGVO und der Schuldatenschutzverordnungen der Bundesländer entwickelt. Datenschutzrechtlich verantwortlich für die konkrete Verarbeitung der Schülerdaten bleibt die Lehrkraft bzw. die Schule.

Für die App-Sperre gibt es kein eigenes Passwort – entsperrt wird über Face ID, Touch ID oder deinen Geräte-Code, ein Vergessen ist also ausgeschlossen. Anders beim Passwort einer exportierten .notenpilot-Datei: Das kann nicht zurückgesetzt werden, da alles lokal verschlüsselt ist und es keinen Server für einen Reset gibt. Bewahre Export-Passwörter deshalb sicher und getrennt von der Datei auf.

Deine Daten sind durch die ab Werk aktive App-Sperre (Geräte-Authentifizierung per Face ID/Touch ID/Geräte-Code) und die Verschlüsselung geschützt. Zusätzlich sollte immer die Gerätesperre deines Mac oder iPad aktiviert sein. Auf dem Mac ist FileVault Voraussetzung für einen vollständigen At-Rest-Schutz der Festplatte (Systemeinstellungen → Datenschutz & Sicherheit → FileVault) – aktiviere ihn unbedingt, da die Datenbank zur Laufzeit sonst lesbar wäre.

Die App selbst nutzt keinerlei Cloud-Dienste und überträgt nichts. Deine NotenPilot-Daten sind aber – wie bei Apps üblich – Teil des Geräte-Backups (iCloud- bzw. Computer-Backup, auf dem Mac Time Machine); der Verschlüsselungsschlüssel wandert dabei nur mit verschlüsselten Backups mit. Verwende deshalb verschlüsselte Geräte-Backups, damit die Schülerdaten auch dort geschützt sind. Für einen gezielten Umzug oder eine zusätzliche Sicherung nutzt du den verschlüsselten Export (.notenpilot).

Fotos sind personenbezogene Daten und sollten nur mit Einwilligung gespeichert werden. NotenPilot verkleinert jedes Foto, entfernt die Metadaten und legt es verschlüsselt auf dem Gerät ab – wie alle anderen Daten bleibt es lokal und wird nicht in eine Cloud übertragen.

NotenPilot kann problemlos viele Klassen mit Hunderten von Schülern und Tausenden von Noten verwalten. Die App wurde für den Alltag einer Lehrkraft optimiert.

Der Import von Schülerlisten ist per CSV möglich (z. B. aus Excel oder dem Schulverwaltungssystem). Der vollständige Datenexport erfolgt aus Datenschutzgründen ausschließlich im verschlüsselten .notenpilot-Format. PDFs können für Notenlisten, Sitzpläne und Schülerlisten erstellt werden.

NotenPilot löscht nichts automatisch – du entscheidest, was gespeichert bleibt. Eine ganze Klasse löschst du per Rechtsklick (Mac) bzw. langem Drücken (iPad) auf die Klasse in der Seitenleiste und „Löschen"; dabei werden alle Schüler, Noten, Checklisten, Sitzpläne und Erinnerungen dieser Klasse mitentfernt. Einzelne Schüler löschst du im Bereich „Schüler" über das Kontextmenü. Im Sinne der Speicherbegrenzung (Art. 5 DSGVO) solltest du am Schuljahresende prüfen, welche alten Klassen du nicht mehr benötigst. Tipp: Erstelle vor dem Löschen ein verschlüsseltes Backup.

Der Wechsel gelingt in wenigen Minuten. Exportiere deine bisherigen Schülerdaten als CSV-Datei – aus Excel, Google Tabellen oder einer anderen Noten-App. NotenPilot erkennt gängige Spaltenbezeichnungen wie „Nachname", „Vorname" oder „Name" automatisch. Ein Import-Assistent führt dich durch die Zuordnung der Spalten, sodass kein technisches Wissen nötig ist.

Ja. Viele Schulverwaltungssysteme (z. B. Untis, Schulmanager, Seki NRW) bieten einen CSV- oder Excel-Export für Klassenlisten an. Diese Dateien lassen sich direkt in NotenPilot importieren. Frage ggf. bei deiner Schulverwaltung nach der Exportfunktion für Schülerlisten.

NotenPilot ist eine native App für macOS und iPadOS – kein Browser, kein Login, keine Cloud. Alle Schülerdaten bleiben ausschließlich lokal auf deinem Gerät und werden AES-256-verschlüsselt gespeichert. Webbasierte Notentools speichern Schülerdaten auf fremden Servern, was datenschutzrechtlich in vielen Bundesländern problematisch ist und häufig einer gesonderten Genehmigung bedarf.