NotenPilot-Anleitung

1. Erster Start

Beim allerersten Öffnen von NotenPilot landest du direkt auf der Hauptoberfläche – ohne Registrierung, ohne Anmeldung, ohne Internetverbindung. Die App ist sofort einsatzbereit.

Die App-Sperre ist von Anfang an aktiv (Face ID, Touch ID oder Geräte-Code – ein eigenes App-Passwort gibt es nicht) – passend dazu, dass du personenbezogene Schülerdaten verwaltest. Über die Sicherheitseinstellungen kannst du sie jederzeit anpassen (Schloss-Symbol in der Symbolleiste, siehe Abschnitt 14).

Die Oberfläche im Überblick

NotenPilot ist in zwei Bereiche aufgeteilt:

• Seitenleiste (links): Hier siehst du deine Klassen, gruppiert nach Schuljahr. Am oberen Rand kannst du das Schuljahr wechseln, und über das +-Symbol legst du neue Klassen an.
• Hauptbereich (rechts): Hier wird der Inhalt der ausgewählten Klasse angezeigt. Am oberen Rand findest du einen Umschalter mit sechs Bereichen: Schüler, Fächer & Noten, Sitzplan, Checklisten, Klassenbuch und Erinnerungen.

2. Die erste Klasse anlegen

1. Klicke auf das +-Symbol in der Seitenleiste.
2. Ein Formular öffnet sich mit folgenden Feldern:

3. Klicke auf Speichern – deine neue Klasse erscheint in der Seitenleiste.

Klasse bearbeiten oder löschen

• Rechtsklick (Mac) oder langes Drücken (iPad) auf eine Klasse in der Seitenleiste öffnet ein Kontextmenü mit den Optionen Bearbeiten, Versetzen und Löschen.
• Beim Löschen einer Klasse werden alle zugehörigen Daten (Schüler, Noten, Checklisten, Erinnerungen, Sitzpläne) unwiderruflich entfernt.

Reihenfolge in der Seitenleiste festlegen

Über das ⋯-Menü am Kopf der Seitenleiste wählst du, wonach deine Klassen sortiert werden:

• Manuell – du ziehst die Klassen selbst in die gewünschte Reihenfolge (Drag & Drop). So stehen die Klassen, die du täglich brauchst, ganz oben.
• Jahrgang – aufsteigend nach Jahrgangsstufe; Klassen ohne Stufe landen am Ende.
• Name – alphabetisch, wobei Zahlen richtig einsortiert werden („7a" vor „10c").

Die von Hand gezogene Reihenfolge gilt pro Schuljahr und bleibt erhalten, wenn du zwischendurch auf Jahrgang oder Name umschaltest – du kannst also jederzeit zurückwechseln, ohne sie neu zu bauen.

3. Schüler hinzufügen

Wähle deine Klasse in der Seitenleiste aus und stelle den oberen Umschalter auf Schüler.

Einzeln hinzufügen

1. Klicke in der Symbolleiste auf Hinzufügen (oder das +-Symbol).
2. Gib Nachname und Vorname ein (Pflichtfelder).
3. Optional: Wähle das Geschlecht (männlich, weiblich, divers).
4. Optional: Hinterlege ein Foto – aus einer Datei, aus deiner Fotomediathek oder direkt mit der Kamera aufgenommen.
5. Falls du Klassenlehrer/in bist, stehen zusätzliche Felder zur Verfügung: Telefonnummer, Geburtsdatum, 2. Fremdsprache, Religionskurs, besondere Hinweise.
6. Klicke auf Speichern.

Per CSV-Import (Klassenliste importieren)

1. Klicke auf CSV-Import in der Symbolleiste.
2. Wähle deine CSV-Datei aus.
3. NotenPilot erkennt die Spalten automatisch (Nachname, Vorname, Geschlecht etc.). Falls nötig, kannst du die Zuordnung manuell anpassen.
4. Prüfe die Vorschau: Sie zeigt für jede Zeile, welche Daten ankommen – bei Geburtsdaten das fertig gelesene Datum, sodass du vor dem Import siehst, ob „11.03.09" als 11.03.2009 verstanden wurde.
5. Wähle per Checkbox aus, welche Schüler importiert werden sollen (standardmäßig alle).
6. Klicke auf Importieren.

Schüler, die es schon gibt

NotenPilot gleicht jede Zeile mit dem Bestand der Klasse ab und erkennt bereits vorhandene Schüler am Namen. Schreibweise, Umlaute und Bindestriche spielen dabei keine Rolle – „Müller", „Mueller" und „mueller" gelten als dieselbe Person, ebenso „Anna-Maria" und „Anna Maria". Betroffene Zeilen sind in der Vorschau mit vorhanden markiert.

Sind solche Zeilen dabei, fragt NotenPilot vor dem Import einmal für alle:

• Ergänzen – füllt bei diesen Schülern nur leere Felder auf und lässt alles Eingetragene unberührt.
• Ersetzen – überschreibt die Stammdaten mit den Werten aus der Datei.

Noten, Fehlzeiten und Beobachtungen bleiben in beiden Fällen erhalten. Du kannst dieselbe Liste also gefahrlos ein zweites Mal einlesen, ohne die Klasse zu verdoppeln.

Stammdaten für die ganze Klasse nachtragen

Aus dem Schulverwaltungssystem kommen oft nur Nachname und Vorname. Damit du nicht jeden Schüler einzeln öffnen musst, gibt es im Bereich Schüler die Schaltfläche Stammdaten.

1. Wähle oben das Merkmal, das du nachtragen willst: Geschlecht, Religionskurs oder 2. Fremdsprache.
2. Du siehst die ganze Klasse untereinander – ein Tipp auf einen Wert setzt ihn und speichert sofort.
3. Nur offene zeigen blendet aus, was schon erledigt ist; ein Zähler nennt dir die verbleibenden Lücken.
4. Rest ausfüllen setzt alle noch leeren Angaben in einem Zug auf einen Wert.

Schüler bearbeiten und löschen

• Klicke auf einen Schüler in der Liste, um die Detailansicht zu öffnen. Dort siehst du alle Informationen, Noten nach Fächern und kannst über Bearbeiten die Daten ändern.
• Über den Löschen-Button wird der Schüler mitsamt allen Noten, Checklisteneinträgen und Sitzplanpositionen entfernt.

Schülerliste sortieren und durchsuchen

• Sortieren: Wähle in der Symbolleiste die Sortierung nach Nachname, Vorname oder Geschlecht.
• Suchen: Nutze die Suchleiste, um Schüler nach Namen zu filtern.

Schüler zeitweise inaktiv setzen

Auslandsaufenthalt, Praktikum, längere Krankheit: Trage im Schülerprofil einen Zeitraum ein – für den häufigsten Fall genügt ein Tipp auf Ganzes Schuljahr. In dieser Zeit ist der Schüler aus Notenliste, Sitzplan, Anwesenheitserfassung, Zufallsauswahl und Sammel-Noteneingabe ausgeblendet, sein Sitzplatz wird frei. Er bleibt in der Klasse, alle Noten bleiben erhalten – über den Menüpunkt Inaktive anzeigen holst du ihn jederzeit wieder in die Liste.

Teilnehmer je Fach festlegen

Mathe belegt die ganze Klasse, Physik nur ein Teil davon? Im Fach legst du unter Teilnehmende Schüler fest, wer dabei ist – die Zeile zeigt dir „28 von 30". Notenliste, Noteneingabe und PDF führen dann genau diese Namen. Voreingestellt nimmt jeder an jedem Fach seiner Klasse teil, du meldest also nur ab; meldest du jemanden wieder an, ist sein alter Notenstand unverändert da.

Schülerfoto hinterlegen

Zu jedem Schüler kannst du optional ein Foto speichern. Es erscheint in der Detailansicht, im Sitzplan und beim Zufallsschüler. Öffne dazu Schüler → Bearbeiten und wähle im Abschnitt Foto eine Quelle: aus einer Datei, aus der Fotomediathek oder direkt mit der Kamera. Zum Entfernen tippst du auf Foto entfernen.

Fehlzeiten und Anwesenheit erfassen

NotenPilot erfasst Fehlzeiten für die ganze Klasse an einem Tag. Alle Schüler gelten zunächst als anwesend – du markierst nur Abweichungen.

1. Klicke im Bereich Schüler in der Symbolleiste auf Anwesenheit.
2. Wähle das Datum. Ein bereits erfasster Tag wird zur Bearbeitung vorbefüllt.
3. Aktiviere den Schalter bei jedem abwesenden Schüler und lege Typ (ganztags, stundenweise mit Stundenzahl oder Verspätung), Entschuldigung und optional eine Bemerkung fest.
4. Klicke auf Speichern – erst dann werden die Änderungen übernommen.

In der Schüler-Detailansicht zeigt die Karte Fehlzeiten eine Zusammenfassung (entschuldigte und unentschuldigte Fehltage, Fehlstunden, Verspätungen) und jeden Eintrag. Zusätzlich gibt es eine Fehlzeitenliste als PDF (siehe PDF-Export).

Beobachtungen festhalten

Beobachtungen sind ein datierter Verlauf pädagogischer Notizen zu einem Schüler – zusätzlich zum Feld „Besondere Hinweise". Öffne die Detailansicht eines Schülers und tippe in der Karte Beobachtungen auf das +-Symbol. Wähle Datum, Text und optional eine Kategorie (Arbeitsverhalten, Sozialverhalten, Sonstiges). Die Einträge erscheinen chronologisch und fließen in den Leistungsbericht ein.

Leistungsbericht als PDF

Für Elterngespräche erzeugst du in der Schüler-Detailansicht über das Dokument-Symbol (↓) ein PDF eines einzelnen Schülers – mit Noten je Fach, Beobachtungen und Fehlzeiten auf einen Blick.

Zufallsschüler – „Wer ist dran?“

Ziehe per Knopfdruck einen zufälligen Schüler. Rechtsklick (Mac) bzw. langes Drücken (iPad) auf die Klasse in der Seitenleiste → Zufallsschüler. Du kannst ohne Zurücklegen ziehen (jeder kommt nur einmal dran) oder mit Zurücklegen (rein zufällig) und den Pool auf einzelne Schüler oder Gruppen einschränken. Die Ziehung wird nicht gespeichert.

4. Fächer einrichten

Wechsle zum Bereich Fächer & Noten. Bevor du Noten eintragen kannst, musst du mindestens ein Fach anlegen.

Fach erstellen

1. Klicke auf Fach hinzufügen.
2. Gib den Fachnamen ein (z. B. „Mathematik", „Deutsch", „Sport").
3. Lege die Gewichtung fest:
   • Schriftlich – z. B. 50 % (Klassenarbeiten, Tests)
   • Mündlich – z. B. 50 % (mündliche Mitarbeit, Referate)
   • Die Summe muss immer 100 % ergeben. Die Regler sind miteinander verknüpft.
4. Klicke auf Speichern.

Dritter Bereich für Fächer mit praktischem Anteil

Kunst, Musik und Sport haben einen praktischen Anteil, der weder mündlich noch schriftlich ist. Schalte dafür beim Anlegen des Fachs – oder später in der Struktur – den dritten Bereich ein und gib ihm einen Namen („Praktisch", „Werkstück", „Sportpraxis"). Zwei Regler verteilen dann die Anteile, der schriftliche Bereich bekommt den Rest. Der Bereich hat eigene Notenspalten und Unterkategorien und steht in Tabelle, Klassenspiegel, Notenverlauf und PDF gleichberechtigt neben den anderen beiden.

Struktur als Vorlage sichern

Unterrichtest du dasselbe Fach in mehreren Klassen, musst du die Struktur nur einmal aufbauen:

1. Öffne im Bereich Fächer & Noten über das ⋯-Menü im Kopf des fertig eingerichteten Fachs die Struktur.
2. Wähle unten Als Vorlage sichern und gib der Vorlage einen Namen.
3. Beim nächsten Fach hinzufügen wählst du die Vorlage aus – Gewichtung, dritter Bereich und alle Unterkategorien werden übernommen.

Die Vorlage ist eine Kopiervorlage: Benennst du sie später um oder löschst du sie, behalten die damit angelegten Fächer ihre Struktur. Verwalten (umbenennen, löschen) kannst du Vorlagen in derselben Auswahlliste.

5. Noten eingeben und verwalten

Notensystem

NotenPilot unterstützt zwei Notensysteme:

Klassisches Notensystem (1–6)

Punktesystem (0–15)

Einzelne Note eintragen

1. Wechsle zum Bereich Fächer & Noten und wähle das gewünschte Fach.
2. In der Tabellenansicht klicke auf die Zelle des Schülers in der gewünschten Spalte.
3. Es öffnet sich ein Eingabedialog mit folgenden Feldern: Bezeichnung, Notenwert, Bereich (schriftlich, mündlich oder – falls eingeschaltet – praktisch), Gewichtung und Datum.

Neue Note für die ganze Klasse (empfohlen für Klassenarbeiten)

1. Tippe im Kopf des Fachs auf Neue Note (auf dem Mac ⌘N).
2. Lege Bereich, Bezeichnung, Gewichtung und optional die Unterkategorie fest.
3. Trage die Note für jeden Schüler in der Liste ein und klicke auf Speichern – alle Noten werden gleichzeitig gespeichert.

Eine Spalte nachträglich ändern

Tippe in der Tabelle oben auf den Spaltennamen. Dort änderst du Bezeichnung, Bereich, Unterkategorie, Datum und Gewichtung – die Änderung gilt für alle Noten dieser Spalte. Im selben Fenster löschst du einzelne Noten oder die ganze Spalte.

Notenberechnung

1. Schriftlicher Schnitt: Durchschnitt aller schriftlichen Teilnoten – bei Unterkategorien nach deren Prozentanteil gewichtet.
2. Mündlicher Schnitt: Durchschnitt aller mündlichen Teilnoten, nach denselben Regeln.
3. Schnitt des praktischen Bereichs: nur, wenn du ihn für das Fach eingeschaltet hast.
4. Gesamtnote: Jeder Bereichsschnitt zählt mit seinem Prozentanteil aus der Struktur (z. B. 60 % schriftlich, 40 % mündlich).

6. Notenübersicht – Tabelle und Karten

Tabellenansicht

Die Tabellenansicht zeigt alle Schüler und Noten auf einen Blick:

• Spalten: Schülername | Schriftliche Noten | Ø Schriftlich | Mündliche Noten | Ø Mündlich | (Ø Praktisch) | Gesamtnote | Halbjahr | Endnote | HA (vergessene Hausaufgaben, reine Anzeige) | Ø tgl. (tägliche Mitarbeit, aufklappbar)
• Noten werden farblich hinterlegt: Grün (gut), Gelb (befriedigend), Orange (ausreichend), Rot (mangelhaft/ungenügend) – dezente Pastellfarben.
• Klicke auf eine Zelle, um die Note zu bearbeiten.
• Die Gesamtnote wird automatisch berechnet und prominent angezeigt.

Kartenansicht

Die Kartenansicht zeigt jeden Schüler als eigene Karte mit Name, Durchschnitten und Gesamtnote – besonders geeignet für die Übersicht im Unterricht oder auf dem iPad.

Notenstruktur & Unterkategorien

Über das ⋯-Menü im Kopf des Fachs → Struktur legst du fest, wie sich die Note eines Fachs zusammensetzt: die Regler für die Gewichtung der Bereiche, den Schalter für den praktischen Bereich und optionale Unterkategorien innerhalb jedes Bereichs (z. B. „Klassenarbeiten 60 %, Tests 40 %"). Jede Notenspalte gehört zu einer Kategorie und zählt anteilig. Ohne eigene Unterkategorien zählen alle Noten eines Bereichs gleich – für den Standardfall musst du nichts einstellen. Im selben ⋯-Menü liegen auch Klassenspiegel, Quartal abschließen und der Wechsel zwischen Tabellen- und Kartenansicht.

Leistungsanalyse: Notenverlauf & Klassenspiegel

NotenPilot visualisiert Leistungen auf zwei Ebenen:

• Notenverlauf (pro Schüler): Klappe in der Schüler-Detailansicht in einer Fach-Karte den Bereich Notenverlauf auf. Das Diagramm zeigt die Entwicklung der Gesamtnote sowie die einzelnen Noten über die Zeit – Kreis für schriftlich, Quadrat für mündlich, Raute für den praktischen Bereich und kleine graue Punkte für die tägliche Mitarbeit.
• Klassenspiegel (ganze Klasse): Öffne in der Notenübersicht das ⋯-Menü → Klassenspiegel. Das Histogramm zeigt die Notenverteilung – wahlweise über die Gesamtnote oder eine einzelne Spalte – samt Klassendurchschnitt.

Zeugnisnoten: Halbjahr und Endnote

Neben den berechneten Durchschnitten trägst du pro Schüler und Fach zwei feste Zeugnisnoten ein: die Halbjahresnote und die Endnote. Sie stehen in der Tabelle rechts neben der Gesamtnote und lassen sich auch in der Schüler-Detailansicht in jeder Fach-Karte direkt antippen.

1. Tippe in der Spalte Halbjahr oder Endnote auf die Zelle des Schülers.
2. Wähle die Note im Notengitter und tippe auf Speichern. Mit ↑ und ↓ springst du direkt zum nächsten Schüler, ohne das Fenster zu schließen.
3. Zum Zurücknehmen tippst du im selben Fenster auf Löschen.

Hinweis bei deutlichem Notensprung

Fällt eine Zeugnisnote gegenüber dem Halbjahr oder dem Vorjahr deutlich ab, markiert NotenPilot sie mit einem roten Ausrufezeichen – in der Tabelle, in der Kartenansicht, in der Seitenleiste und im Leistungsbericht. „Deutlich" heißt: mehr als eine ganze Notenstufe, im Punktesystem mehr als drei Punkte. Tendenzen (+/−) allein lösen den Hinweis nicht aus.

• Verglichen wird die Endnote mit der Halbjahresnote, sonst mit der Endnote des Vorjahres – und die Halbjahresnote immer mit dem Vorjahr.
• Der Vorjahresvergleich funktioniert auch dann, wenn die Klasse inzwischen versetzt wurde; zugeordnet wird über den Namen des Schülers und des Fachs.
• Der Hinweis entfällt stillschweigend, wenn es kein Vorjahr gibt, der Name dort mehrdeutig ist oder die Klassen unterschiedliche Notensysteme verwenden – eine 3 im Punktesystem ist nicht dieselbe Größe wie eine Note 3.

7. Tägliche mündliche Noten

Neben den „großen" Teilnoten (Klassenarbeiten, Tests, Referate) kannst du in NotenPilot auch tägliche mündliche Noten für die Mitarbeit erfassen.

Tägliche Note eintragen

Zwei Wege führen dorthin:

1. Im Sitzplan (der gedachte Alltagsweg): Tippe während der Stunde auf den Platz eines Schülers und vergib die Note direkt am Sitzbild – dazu auch eine Bemerkung, „Hausaufgabe vergessen“ oder eine Fehlzeit (siehe Abschnitt 8).
2. In der Notentabelle: Klappe die Spalte Ø tgl. auf – dort stehen alle Bewertungen des Quartals nebeneinander und lassen sich nachtragen oder korrigieren.

Quartalsabschluss

Am Ende eines Quartals schließt du es über das ⋯-Menü der Notenübersicht → Quartal abschließen ab (der Eintrag erscheint nur, wenn es überhaupt tägliche Bewertungen gibt):

• Optional wird der Ø tgl. jedes Schülers – auf die nächste Notenstufe gerundet – als mündliche Teilnote übernommen und zählt ab dann in die Gesamtnote. Einzelne Vorschläge kannst du vorher anpassen.
• Alle bisherigen täglichen Noten werden archiviert und zählen danach nicht mehr zum Ø tgl. – so startest du jedes Quartal mit einem frischen Schnitt. Die archivierten Noten bleiben in der ausgeklappten Tgl-Spalte und in der Detailansicht sichtbar.

Hausaufgaben vergessen

NotenPilot ermöglicht es, zu protokollieren, wenn ein Schüler die Hausaufgaben vergessen hat. Jeder Eintrag besteht aus einem Datum und einer optionalen Bemerkung und wird in der Schülerdetailansicht angezeigt.

8. Sitzplan

Jedes Fach kann eigene Sitzpläne haben – praktisch, wenn Schüler in verschiedenen Fächern unterschiedlich sitzen. Und weil dieselbe Klasse montags im Klassenraum und donnerstags im Fachraum sitzt, sind pro Fach mehrere Pläne möglich.

Sitzplan einrichten

1. Wechsle zum Bereich Sitzplan und wähle das gewünschte Fach. Jedes Fach hat mindestens einen Plan; ist er noch unbelegt, siehst du statt eines leeren Rasters einen Hinweis mit einem Bearbeiten-Knopf.
2. Klicke auf Bearbeiten (Stift-Symbol in der Symbolleiste).
3. Du siehst ein Raster (standardmäßig 5 Zeilen × 6 Spalten) und rechts eine Liste der noch nicht platzierten Schüler.
4. Ziehe Schüler per Drag & Drop aus der Liste auf einen freien Platz im Raster.
5. Klicke auf Speichern, wenn du fertig bist.

Externe Personen

Du kannst auch Personen im Sitzplan platzieren, die keine Schüler der Klasse sind (z. B. Integrationshelfer, Referendare). Klicke im Bearbeitungsmodus auf Externe Person hinzufügen und gib den Namen ein.

Mehrere Sitzpläne je Fach

Über das Menü mit dem Plannamen über dem Sitzplan legst du weitere Pläne an, dupliziert, benennst um oder löschst sie:

• Neuer Sitzplan … – Name (in der Praxis die Raumnummer, z. B. „Raum 204"), Rastergröße und optional die Wochentage, an denen dort unterrichtet wird.
• Sind Wochentage hinterlegt, wählt NotenPilot beim Öffnen automatisch den Plan, der heute gilt. Von Hand umschalten kannst du jederzeit.
• Duplizieren übernimmt Raster und Sitzordnung in einen neuen Plan – der bisherige bleibt unverändert.
• Der letzte Plan eines Fachs lässt sich nicht löschen; ein Fach ohne Sitzplan gibt es nicht.

Große Sitzpläne

Wächst das Raster, schrumpfen die Plätze mit – aber nur bis zu einer lesbaren Mindestgröße. Danach bleibt die Größe stehen und der Sitzplan lässt sich in beide Richtungen verschieben.

Rastergröße anpassen

Die Größe des Sitzplan-Rasters wird beim Erstellen des Fachs festgelegt, kann aber nachträglich angepasst werden. Beachte: Wenn du das Raster verkleinerst, können bereits platzierte Schüler verdrängt werden.

9. Checklisten

Checklisten sind ideal für Geldeinsammeln, Einverständniserklärungen, Materialabgaben und ähnliche Aufgaben.

Checkliste erstellen

1. Wechsle zum Bereich Checklisten.
2. Klicke auf Neue Checkliste in der Symbolleiste.
3. Gib einen Titel ein (z. B. „Einverständniserklärung Klassenfahrt").
4. Optional: Filtere nach Gruppen (z. B. nur Schülerinnen, nur Ethik-Kurs). Religions- und Sprachgruppen werden nur angeboten, wenn du für die Klasse die Klassenlehrer-Rolle aktiviert hast – sonst wären es Gruppen, deren Merkmal in dieser Klasse gar nicht erhoben wird.
5. Klicke auf Erstellen – die Checkliste wird automatisch mit allen passenden Schülern befüllt.

Checkliste verwenden

• Jede Checkliste zeigt alle Schüler als Checkboxen an.
• Hake Schüler ab, sobald sie die Aufgabe erledigt haben.
• Am oberen Rand siehst du den Fortschritt (z. B. „8 von 25 abgehakt") mit einer visuellen Fortschrittsanzeige.
• Zu jedem Namen passt eine kurze Anmerkung („Zettel fehlt noch", „Eltern informiert"): auf dem iPad langes Tippen, auf dem Mac Rechtsklick. Sie steht unter dem Namen und hängt nicht am Haken – abgehakt heißt nicht immer erledigt.

10. Klassenbuch

Im Klassenbuch hältst du pro Fach fest, was in einer Stunde behandelt wurde – inklusive Hausaufgabe.

Eintrag erstellen

1. Wechsle zum Bereich Klassenbuch und wähle oben das gewünschte Fach.
2. Klicke auf Neuer Eintrag.
3. Wähle das Datum und trage den Stundeninhalt ein.
4. Ergänze optional eine Hausaufgabe.
5. Klicke auf Speichern.

Die Einträge erscheinen chronologisch (neueste zuerst). Zum Bearbeiten tippst du einen Eintrag an; über das Papierkorb-Symbol löschst du ihn.

Klassenbuch als PDF

Über das Dokument-Symbol (↓) in der Kopfzeile erzeugst du ein PDF der Stundeneinträge des gewählten Fachs – praktisch als Nachweis oder für Vertretungen.

11. Erinnerungen

Erinnerungen helfen dir, wichtige Termine und Aufgaben pro Klasse im Blick zu behalten.

Erinnerung erstellen

1. Wechsle zum Bereich Erinnerungen.
2. Klicke auf Neue Erinnerung in der Symbolleiste.
3. Gib einen Titel ein, optional eine Notiz, und wähle ein Datum.
4. Klicke auf Speichern.

Erinnerungen verwalten

• Erinnerungen werden in zwei Gruppen angezeigt: Offen und Erledigt.
• Überfällige Erinnerungen werden rot markiert.
• In der Seitenleiste siehst du neben jeder Klasse ein Badge mit der Anzahl offener Erinnerungen.

Benachrichtigungen aktivieren

Auf Wunsch meldet dich NotenPilot am Fälligkeitstag per lokaler System-Benachrichtigung an offene Erinnerungen:

1. Öffne Einstellungen und aktiviere Benachrichtigungen – NotenPilot fragt einmalig die Systemberechtigung ab.
2. Lege die Uhrzeit fest (Standard: 7:00 Uhr).
3. Optional: Schalte „Inhalte anzeigen“ ein, wenn auch der Notiz-Text der Erinnerung bzw. der Name des Geburtstagskindes in der Meldung stehen soll.

Geburtstage

Hast du das Geburtsdatum eines Schülers gepflegt, zeigt die Seitenleiste ein Geschenk-Symbol an der Klasse – am Geburtstag selbst rot, danach noch drei Tage lang grau. So geht auch ein Geburtstag am Wochenende nicht unter. Wer gemeint ist und wie alt er geworden ist, steht im Kontextmenü der Klasse (langes Tippen bzw. Rechtsklick).

Auf Wunsch meldet sich NotenPilot zusätzlich morgens zur eingestellten Uhrzeit: Einstellungen → An Geburtstage erinnern. Die Meldung ist wie alle anderen rein lokal; ob der Name darin steht, entscheidet derselbe Schalter „Inhalte anzeigen“. Gemeldet werden nur Klassen des laufenden Schuljahrs.

12. PDF-Export und Drucken

NotenPilot kann verschiedene Listen und Übersichten als professionelle PDF-Dokumente im A4-Format exportieren.

PDF erstellen

1. Klicke auf das Export-Symbol in der Symbolleiste (Schülerlisten, Notenliste, Sitzplan, Fehlzeitenliste). Den Leistungsbericht startest du in der Schüler-Detailansicht, das Klassenbuch-PDF im Bereich Klassenbuch.
2. Wähle den gewünschten Export-Typ.
3. Bei Notenliste und Sitzplan: Wähle das Fach.
4. Das PDF wird erstellt und auf dem Mac in der Standard-PDF-App geöffnet, auf dem iPad erscheint das Teilen-Menü.

13. Daten sichern und wiederherstellen

Automatische Sicherung

NotenPilot erstellt automatische Sicherungskopien beim Start der App (maximal einmal pro Stunde) und vor jedem Datenimport. Diese Sicherungen sind verschlüsselt.

Manueller Export

1. Öffne die Einstellungen (Zahnrad-Symbol).
2. Klicke auf Daten exportieren.
3. Vergib ein Passwort (min. 8 Zeichen) zum Verschlüsseln der Datei.

Daten importieren (wiederherstellen)

1. Öffne die Einstellungen und klicke auf Daten importieren.
2. Wähle eine .notenpilot-Datei (oder eine ältere .json-Sicherung aus früheren App-Versionen).
3. Bei verschlüsselten Dateien: Gib das Passwort ein.

Daten auf ein neues Gerät übertragen

1. Exportiere auf dem alten Gerät eine verschlüsselte .notenpilot-Datei.
2. Übertrage die Datei auf das neue Gerät (z. B. per AirDrop, USB-Stick oder Dateien-App).
3. Öffne NotenPilot auf dem neuen Gerät und importiere die Datei.

14. Sicherheit – App-Sperre und Verschlüsselung

App-Sperre anpassen

1. Öffne die Sicherheitseinstellungen:
   • Mac: Über das Menü „NotenPilot" → „Sicherheitseinstellungen" (oder Cmd+Shift+L zum sofortigen Sperren)
   • iPad: Über die Einstellungen in der Symbolleiste
2. Die App-Sperre ist bereits eingeschaltet – entsperrt wird über Face ID, Touch ID bzw. Optic ID oder deinen Geräte-Code. Ein eigenes App-Passwort gibt es nicht: Die Authentifizierung übernimmt vollständig das Betriebssystem. An derselben Stelle kannst du die Sperre auch abschalten.
3. Optional: Aktiviere „Beim Verlassen sofort sperren“ – das iPad sperrt dann beim Wechsel in den Hintergrund, der Mac beim Sperren des Bildschirms.

Wie die Sperre funktioniert

• Beim Start der App musst du dich authentifizieren.
• Nach einer einstellbaren Inaktivitätszeit wird die App automatisch gesperrt.
• Du kannst die App jederzeit manuell sperren (Mac: Cmd+Shift+L).
• Im App-Umschalter des iPads verdeckt ein Sichtschutz die Inhalte – Schülerdaten erscheinen nicht im Vorschaubild.

Schutz bei Bildschirmübertragung

Der Beamer im Klassenraum, die Bildschirmfreigabe in der Videokonferenz, die schnelle Bildschirmaufnahme: In diesen Momenten sollen Schülerdaten nicht mit auf die Leinwand. NotenPilot erkennt das selbst und schützt die Inhalte – der Schalter Bei Bildschirmübertragung ausblenden in den Sicherheitseinstellungen ist von Anfang an aktiv.

Was dabei passiert, hängt davon ab, wie übertragen wird – das sind technisch zwei verschiedene Dinge:

• Ein anderes Programm liest mit (Bildschirmfreigabe, Bildschirmaufnahme, Bildschirmfoto): Auf dem Mac bleibt das NotenPilot-Fenster im Übertragungsstrom unsichtbar, während du es lokal ganz normal weiterbenutzt. Deine Zuschauer sehen an dieser Stelle nichts, du siehst alles.
• Der Bildschirm wird gespiegelt (AirPlay, Beamer im Duplizier-Modus): Hier zeigt das zweite Display dasselbe Bild wie deines – es liest niemand mit, es wird schlicht dasselbe Bild zweimal ausgegeben. Ein „nur für die anderen unsichtbar" kann es deshalb nicht geben: Die Inhalte werden verdeckt, auf iPad und Mac.

Willst du die App bewusst zeigen, tippst du auf Inhalte trotzdem anzeigen im Sperrbild oder schaltest den Schalter in den Sicherheitseinstellungen aus.

Auto-Lock konfigurieren

In den Sicherheitseinstellungen kannst du festlegen, nach wie viel Inaktivität die App automatisch gesperrt wird: Nie, 1 Minute, 2 Minuten, 5 Minuten, 10 Minuten, 15 Minuten, 30 Minuten oder 60 Minuten.

Verschlüsselung der Datenbank

Unabhängig von der App-Sperre wird die Datenbank im Ruhezustand verschlüsselt: Beim Beenden der App liegt nur eine AES-256-GCM-verschlüsselte Datei auf dem Gerät; zusätzlich wird die verschlüsselte Kopie beim Sperren und stündlich aktualisiert. Der Schlüssel steckt in der sicheren Keychain deines Geräts (bei Neuinstallationen auf dem Mac im modernen Data-Protection-Keychain). Während die App läuft, liegt die Datenbank jedoch entschlüsselt vor. Auf dem iPad schützt sie dann automatisch die Geräteverschlüsselung (Data Protection). Gelöschte Datensätze werden beim nächsten App-Start zusätzlich rückstandsfrei aus der Datenbankdatei entfernt; temporäre PDF-Dateien löscht die App auf dem iPad direkt nach dem Teilen.

15. Menüleiste & Tastaturkürzel

NotenPilot hat auf beiden Plattformen eine Menüleiste – und auf dem iPad brauchst du dafür keine Tastatur: Wische von der oberen Bildschirmkante nach unten, dann klappt sie auf. Dort liegen alle Befehle, die für die ganze App gelten.

• Ablage – Neue Klasse, Alle Daten exportieren, Daten importieren
• NotenPilot – Einstellungen, Sicherheit, App sperren
• Darstellung – die sechs Bereiche, Zoom, Seitenleiste ein- und ausblenden
• Hilfe – Hilfe, Tutorial erneut starten, Feedback & Support

Tastaturkürzel (Mac und iPad mit Tastatur)

16. Einstellungen

Die Einstellungen erreichst du über das Zahnrad-Symbol in der Symbolleiste.

Erscheinungsbild

• Automatisch – folgt der Systemeinstellung (Hell/Dunkel)
• Hell – immer heller Hintergrund
• Dunkel – immer dunkler Hintergrund

Notenfarben

Aktiviere oder deaktiviere die farbliche Hinterlegung der Notenwerte in der Tabelle.

Fotos im Sitzplan

Lege fest, ob hinterlegte Schülerfotos auf den Plätzen im Sitzplan angezeigt werden.

Zoom

Passe die Größe der Darstellung stufenlos an – praktisch, um die Notentabelle auf dem iPad oder am großen Monitor optimal auszunutzen.

Benachrichtigungen

Aktiviere lokale Benachrichtigungen für offene Erinnerungen und lege die Uhrzeit fest, zu der du am Fälligkeitstag erinnert wirst. Mit „An Geburtstage erinnern“ bekommst du zur selben Uhrzeit eine Meldung, wenn heute jemand aus deinen Klassen Geburtstag hat. Mit „Inhalte anzeigen“ entscheidest du, ob der Notiz-Text einer Erinnerung bzw. der Name des Geburtstagskindes in der Meldung erscheint – standardmäßig ist das aus, damit keine sensiblen Inhalte auf dem Sperrbildschirm landen (siehe Abschnitt Erinnerungen).

17. Schuljahreswechsel – Klasse versetzen

1. Rechtsklick (Mac) oder langes Drücken (iPad) auf die Klasse in der Seitenleiste.
2. Wähle Versetzen.
3. NotenPilot erstellt automatisch eine neue Klasse im nächsten Schuljahr:
   • Der Klassenname wird hochgestuft (z. B. „7a" → „8a").
   • Der Jahrgang wächst mit (aus 12 wird 13). Bei Kursnamen ohne führende Zahl ist er die einzige Angabe, die überhaupt mitwandert. Nach Jahrgang 13 endet die Stufe – die Klasse bleibt mit allen Daten erhalten, nur eben ohne Jahrgangsangabe.
   • Alle Schüler werden übernommen (ohne Noten).
   • Alle Fächer mit ihrer Gewichtung und dem praktischen Bereich, falls eingeschaltet – die Unterkategorien werden nicht mitkopiert.
   • Die Sitzpläne jedes Fachs mit Name, Raster und Wochentagen, aber ohne Sitzordnung: Die Raumzuteilung gilt weiter, die Plätze vergibst du für die neue Schülerschaft neu.
   • Checklisten-Struktur (ohne Abhak-Status) und Erinnerungen (zurückgesetzt auf offen) werden übernommen.
   • Alle Noten und Zeugnisnoten bleiben in der alten Klasse und werden nicht mitkopiert.
4. Die alte Klasse bleibt als Archiv erhalten.

18. Datenschutz (DSGVO)

NotenPilot wurde von Grund auf für den Umgang mit besonders schützenswerten personenbezogenen Daten entwickelt.

Grundprinzipien

Technische Sicherheitsmaßnahmen

• Datenbank-Verschlüsselung: Die Datenbank wird im Ruhezustand AES-256-GCM-verschlüsselt; der zufällige 256-Bit-Schlüssel liegt in der Keychain (bei Neuinstallationen auf dem Mac im modernen Data-Protection-Keychain).
• App-Sperre: Authentifizierung vollständig über das Betriebssystem (Face ID/Touch ID/Optic ID mit Geräte-Code-Fallback) – kein App-eigenes Passwort, das verloren gehen könnte.
• Export-Verschlüsselung: PBKDF2-Schlüsselableitung mit 600.000 Iterationen + AES-GCM; verschlüsselte Auto-Backups (max. 10) mit In-App-Wiederherstellung.
• Geräte-Backups: Die Daten sind Teil des Geräte-Backups (iCloud/Computer-Backup, Time Machine); der Schlüssel wandert nur mit verschlüsselten Backups mit – verschlüsselte Backups sind daher Pflicht.
• Restloses Löschen: Gelöschte Datensätze werden beim nächsten App-Start rückstandsfrei aus der Datenbankdatei entfernt (secure_delete + Kompaktierung).
• Schutz bei Bildschirmübertragung: Standardmäßig aktiv. Liest ein anderes Programm das Fenster mit (Freigabe, Aufnahme, Bildschirmfoto), bleibt es auf dem Mac im Übertragungsstrom unsichtbar und lokal bedienbar; bei einer Spiegelung (AirPlay, Beamer im Duplizier-Modus) werden die Inhalte auf iPad und Mac verdeckt.
• iPadOS: Data-Protection-Schutz des Betriebssystems plus Sichtschutz im App-Umschalter.
• macOS: App-Sandbox verhindert den Zugriff anderer Programme. FileVault ist Voraussetzung, damit die Daten auch zur Laufzeit „at rest" geschützt sind (Festplattenverschlüsselung).
• Temporäre Dateien: Erzeugte Klartext-PDFs werden auf dem iPad direkt nach dem Teilen gelöscht, spätestens beim Sperren, Beenden oder nächsten Start.
• Benachrichtigungen: Rein lokal; der Notiz-Text erscheint nur nach ausdrücklichem Opt-in in der Meldung.

Empfehlungen für Lehrkräfte

1. Lass die App-Sperre aktiv und richte einen Geräte-Code ein – ohne Geräte-Code sind App-Sperre und Geräteverschlüsselung wirkungslos.
2. Exportiere regelmäßig eine verschlüsselte Sicherungskopie.
3. Sperre dein Gerät immer, wenn du es unbeaufsichtigt lässt.
4. Aktiviere auf dem Mac FileVault – nur damit sind die Daten zur Laufzeit „at rest" geschützt.
5. Lösche nicht mehr benötigte Daten – etwa alte Schuljahre nach Abschluss der Aufbewahrungsfristen (Speicherbegrenzung).

Keine Drittanbieter

NotenPilot hat keine externen Abhängigkeiten. Der gesamte Code wurde selbst entwickelt. Es werden keine Daten an Dritte weitergegeben.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Der Schuldatenschutz ist in Deutschland Ländersache: Jedes Bundesland hat eigene Gesetze und Verordnungen, die regeln, unter welchen Voraussetzungen Lehrkräfte Schülerdaten auf privaten Geräten oder Dienstgeräten verarbeiten dürfen. NotenPilot erfüllt überall die technischen Anforderungen – die organisatorischen Schritte (z. B. Schulleitungs­genehmigung, Datenschutzerklärung) unterscheiden sich jedoch, ebenso Formulare und einzelne Einschränkungen für private Geräte.

Was in deinem Fall verlangt wird, sagt dir verbindlich deine Schulleitung zusammen mit der oder dem behördlichen Datenschutzbeauftragten deiner Schule; die für Schulen zuständige Landesdatenschutzaufsicht veröffentlicht dazu meist eigene Handreichungen.

Für die Genehmigung durch die Schulleitung und die Dokumentation beim Datenschutzbeauftragten gibt es eine kompakte Übersicht der Datenschutz-Maßnahmen (TOM) & Compliance-Bausteine – mit technischen und organisatorischen Maßnahmen, Löschanleitung und Datenexport für Betroffenenrechte – sowie den ausdruckbaren Muster-Antrag an die Schulleitung.