Notenverwaltung in NRW – Datenschutz für Lehrkräfte
Rechtliche Grundlagen, Genehmigungsprozess und technische Anforderungen für Notenverwaltungs-Apps in Nordrhein-Westfalen
Rechtsgrundlage in NRW
Nordrhein-Westfalen hat die Datenkategorien, die auf privaten Lehrergeräten verarbeitet werden dürfen, abschließend geregelt. Die zentrale Norm ist die Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern (VO-DV I) inklusive der Anlage 3, die explizit auflistet, welche Daten Lehrkräfte auf privaten Geräten verarbeiten dürfen.
Anlage 3 Nr. 10 der VO-DV I erlaubt ausdrücklich: „Leistungsbewertungen und Bemerkungen zum Arbeits- und Sozialverhalten in den Fächern, in denen die Lehrkraft die Schülerinnen und Schüler unterrichtet." Notenverwaltung ist damit eine der wenigen Kategorien, die in NRW gesetzlich explizit auf privaten Geräten zugelassen ist.
Ergänzend gilt die VO-DV II (Daten der Lehrkräfte), das Datenschutzgesetz NRW (DSG NRW) sowie die DSGVO als übergeordnetes Recht. Die Dienstanweisung des Schulministeriums zum Einsatz privater ADV-Anlagen konkretisiert die technischen Anforderungen.
Genehmigungsprozess
Die Schulleitung erteilt die schriftliche Genehmigung. Dafür stellt das Schulministerium ein offizielles Formular bereit: „Genehmigung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule durch Lehrkräfte zu dienstlichen Zwecken auf privaten ADV-Anlagen".
- Die Genehmigung ist personenbezogen und gerätebezogen
- Sie enthält Teil A (personenbezogene Angaben) und Teil B (technische Anforderungen, die die Lehrkraft zu erfüllen erklärt)
- Bei Vorhandensein eines Dienstgeräts ist die Genehmigung zu widerrufen
- Die erlaubten Datenkategorien sind durch Anlage 3 abschließend bestimmt – andere Schülerdaten (z.B. Adressdaten, Gesundheitsdaten) dürfen auf privaten Geräten nicht verarbeitet werden
Technische Anforderungen
Teil B des NRW-Genehmigungsformulars legt folgende technische Mindestanforderungen fest:
- Sicheres Passwort für die Geräteanmeldung
- Separates Benutzerkonto für die dienstliche Nutzung (auf Mac empfohlen)
- Festplattenverschlüsselung aktiviert – auf Mac: FileVault, auf iPad: automatisch durch iOS-Hardware-Verschlüsselung
- Aktuelles Betriebssystem mit zeitnahen Sicherheitsupdates
- Aktuelle Antivirensoftware (macOS XProtect gilt als ausreichend)
- Regelmäßige Datensicherungen
- Sichere Löschung bei Geräteentsorgung oder -weitergabe
- Kein iCloud-Backup der Schuldaten (automatische Cloud-Synchronisation muss deaktiviert sein)
NotenPilot in NRW
NotenPilot ist für den Einsatz in NRW geeignet und erfüllt alle technischen Anforderungen aus Teil B des Genehmigungsformulars:
✓ Passwortschutz + Touch ID / Face ID – App-eigene Sperre verhindert Fremdzugriff auch bei entsperrtem Gerät.
✓ Keine Cloud – keine iCloud-Synchronisation – Daten verlassen das Gerät nicht.
✓ Keine Netzwerkverbindungen – die App ist vollständig offline und kann keine Daten senden.
✓ Kategorie in Anlage 3 Nr. 10 abgedeckt – Leistungsbewertungen sind explizit erlaubt.
Hinweis: Die Genehmigung der Schulleitung ist auch bei technisch geeigneter App zwingend erforderlich. Bei bereits vorhandenem Dienstgerät ist die private Nutzung grundsätzlich nicht zulässig.
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